Мероприятие прошло как в офлайн, так и в онлайн форматах. Очно приняли участие депутат Государственной думы РФ Ильдар Бикбаев, вице-губернатор – заместитель председателя Правительства Оренбургской области по внутренней политике – министр региональной и информационной политики Оренбургской области Игорь Сухарев, директор департамента молодежной политики области Сергей Молчанов, генеральный директор «Оренбургское книжное издательство им. Г.П. Донковцева» Игорь Храмов, директор Оренбургского филиала АО «Почта России» Марианна Логанова, представители системы образования, поисковых отрядов Оренбуржья и Башкортостана, областного совета ветеранов, молодежных организаций региона, казачества, краеведы. Онлайн подключение было организовано для поисковиков других регионов России, а также архивистов и краеведов Оренбуржья.

С приветственным словом к присутствующим обратился руководитель регионального отделения ООД «Поисковое движение России» Сергей Ельчанинов. Затем руководитель проекта «Письма на фронт» Надежда Черепова рассказала присутствующим о реализации проекта, этапах работы, историях поиска родственников красноармейцев-адресатов.

О важности проекта и личном участии рассказал Ильдар Зинурович Бикбаев. Также необходимо отметить, что в канун презентации книги в г. Уфе состоялась встреча поисковиков с родственниками красноармейца Анцифирова Михаила Ивановича.

Предложение по дальнейшему информационному освещению проекта внес И. Сухарев. Игорь Николаевич подчеркнул: «Люди, хранящие память и выясняющие на добровольческих началах историческую правду, вызывают у меня восхищение и благодарность».

Заместитель директора по учебно-производственной работе Оренбургского колледжа экономики и информатики Константин Высочин познакомил участников встречи с подготовленной образовательной площадкой проекта которая будет доступна любому пользователю сети Интернет в ближайшее время.

В режиме онлайн о работе с письмами на национальном языке рассказал руководитель Чувашского регионального отделения ООД «Поисковое движение России» Евгений Георгиевич Шумилов. Именно он помог расшифровать и перевести письмо Гаврилова В.Г. своему младшему брату, написанное на чувашском языке, а в настоящее время ведет поиск родственников в Республике.

С особенностями работы почты в период Великой Отечественной войны познакомила участников М. Логанова. Затем Марианна Викторовна провела церемонию Памятного гашения почтовых марок.

Завершилась встреча передачей книг участникам, вручением Благодарностей команде проекта, передачей материалов проекта «Письма на фронт» в музей клуба «Патриот» и общим фотографированием.

Необходимо отметить, что в этот день при поддержке И.З. Бикбаева и И.Н. Сухарева состоялась отправка нескольких экземпляров книг родственникам в регионы России и Республику Казахстан.

Финансирование проекта «Письма на фронт» осуществляется в рамках гранта Росмолодежи.